Beheerdershandleiding

Beheerdershandleiding voor gastontvangst

Bronzen contract Nadat OUT! Vakantiehuizen de verhuurder een boekingsaanvraag heeft gestuurd, heeft OUT! verder geen bemoeienis met de boeking. Het is aan de verhuurder tegen welke condities een gast wordt ontvangen. OUT! adviseert verhuurders om tijdig verblijfsvoorwaarden, huisregels e.d. te overleggen om deze ten opzichte van de gast te kunnen laten gelden. (De nooddienst van) OUT! Vakantiehuizen is niet bevoegd huurder/verhuurder in geval van geschillen bij te staan.

Zilveren contract Ook verhuurders met een zilveren contract zullen moeten voorzien in tijdig beschikbaargestelde en goede verblijfsvoorwaarden, huisregels e.d.. Gasten worden immers ontvangen tegen de eigen voorwaarden. De verantwoordelijkheid van OUT! Vakantiehuizen stopt na een correcte bemiddeling bij de totstandkoming van de boeking op basis van de ANVR-Boekingsvoorwaarden. Daar waar geschillen ter plaatse verband houden met de bemiddeling door OUT! Vakantiehuizen/het verzorgen van de reservering, kan huurder/verhuurder ter plaatse terugvallen op assistentie van (de nooddienst van) OUT! Vakantiehuizen.

Gouden contract Hier valt de hele boeking t/m de afronding van het verblijf op basis van de ANVR-Reisvoorwaarden onder verantwoordelijkheid van OUT! Vakantiehuizen. Gasten zijn op basis van de ANVR-Gedragscode door OUT! geinstrueerd en de veelal voorhanden plaatselijke voorwaarden en huisregels worden op basis van de ANVR-Reisvoorwarden op redelijkheid beoordeeld. De garantie voor de gast op een ontvangst tegen marktconforme condities. Huurder/verhuurder kunnen terugvallen op assistentie van (de nooddienst van) OUT! Vakantiehuizen.

Aankomst, verblijf, vertrek (zilveren/gouden contracten)

Reisbescheiden

Zodra de boeker de volledige factuur heeft voldaan (aan OUT! Vakantiehuizen of haar verkoop-/betaalpartners), stuurt OUT! boeker en verhuurder een voucher. Bij aankomst dient de boeker de voucher voor te leggen als bewijs van betaling. Heeft verhuurder/beheerder geen voucher ontvangen en kan de klant geen voucher voorleggen, dan kan dit betekenen dat de betaling niet is voldaan! Op de voucher staan de afspraken die wij contractueel met huurder en verhuurder hebben afgesproken.

Denk eraan dat u altijd de laatst ontvangen voucher gebruikt (en NIET de reserveringsbevestiging). Eventuele wijzigingen in de reserveringen worden door OUT! middels een opnieuw verstuurde voucher gecommuniceerd. Controleer bij aankomst belangrijke data als naam van de huurder, huurperiode, reisgenotem, bijzonderheden enz.

Aankomst en verblijf

Bij aankomst van de huurder dient verhuurder/beheerder, met de voucher in de hand, de borgsom en eventuele servicekosten te innen, waarna de huurder de sleutel ontvangt. Zorg voor correcte schriftelijke kwitanties. Eventuele servicekosten naar verbruik (energie) kunnen aan het einde van het verblijf met de huurder worden verrekend.

Controleer samen met de klant de inventaris en verstrek de nodige instructie. Een schriftelijk "huisregelement" met instructie voor bijv. het afval en openhaardhout, een handleiding voor de apparatuur (van verwarming tot oven), belangrijke telefoonnummers en adressen (alarmlijn, huisarts, etc.) en toeristische informatie (bakker, restaurant, speeltuin, zwemmogelijkheden) wordt gewaardeerd. Zorg dat de huurder u tijdens verblijf kan bereiken in geval van calamiteiten, stroomuitval enz.. ook om te voorkomen dat onder gouden contracten OUT! Vakantiehuizen voor rekening en risico van de onbereikbare verhuurder haar verantwoordelijkheid ten opzichte van de huurder moet nemen.

Noteer indien van toepassing (bij energie naar verbruik) de meterstanden samen met de huurder.

Maak alvast (of anders in de loop van het verblijf) een afspraak met de klant voor het vertrek. Waarschuw de klant voor de tijd die u nodig heeft om een eindcontrole, samen met de klant, te kunnen uitvoeren.

Houdt u er rekening mee dat een klant in geval van linnenhuur na een week recht heeft op een gratis verversing (tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen).

Neem klachten van huurders niet slechts ter kennisgeveing aan maar probeer deze direct op te lossen/te compenseren bij voorkeur tegen een schriftelijke kwijting door de huurder.

Vertrek

De klant is verplicht het huis bezemschoon achter te laten, de afwas te hebben gedaan en het afval, op de door u aangegeven wijze, te hebben gescheiden.

Controleer opnieuw de inventaris met de klant en retourneer, indien in orde, de borg. Indien van toepassing neemt u opnieuw samen met de klant de meterstanden op en zorgt voor een correcte verrekening met de borg. Zorg voor een schriftelijke rekening.

Schades welke volgens U door de gast zijn veroorzaakt, dienen met de gast te worden vastgesteld. Het is belangrijk schriftelijk vast te leggen dat de schade tijdens het verblijf is ontstaan (gast laten ondertekenen). De gast behoeft dus geen schuld te bekennen. De schuldvraag is niet aan de orde. De (WA-)schadeverzekeraar bepaalt uiteindelijk of de gast aansprakelijk is en of en in welke mate wordt uitgekeerd. Indien het bedrag van de schade duidelijk is en kleiner dan de borg kunt u deze direct met de borg verrekenen. Is het bedrag groter of onduidelijk dan houdt u de borg volledig in (zonder met bijkomende kosten te verrekenen) en informeert u OUT! over het bedrag van de schade, bij voorkeur middels een officiŽle factuur.

Indien u op de overeengekomen aankomst- en/of vertrektijd van de gast afziet van een gezamenlijke begin-/eindcontrole, loopt u het risiko dat de gast een schade achteraf bestrijdt.

Alarmering OUT!(-Nooddienst)

Bronzen contracten
Deze funktie is onder een bronzen contract niet van toepassing.

Zilveren contracten
Neem contact op met de OUT!-alarmlijn zodra zich gedurende de verblijfsperiode zaken openbaren die afwijken van wat met OUT! Vakantiehuizen is afgesproken. Denk met name van afwijkingen van de informatie op reserverinsgbevestiging en vouchers (aankomst-/vertrektijden, groepsgrootte, tarieven, bijzonderheden enz.). Op die manier kan OUT! Vakantiehuizen tijdig op basis van de ANVR-Boekingsvoorwaarden reageren en kunnen mogelijke schadeclaims worden beperkt.

Gouden contracten
Meld naast de ad zilveren contracten vermelde zaken ook direct klachten, schades en onverhoopte calamiteiten aan de accomodayies, binnen het reisgezelschap enz.. OUT! Vakantiehuizen kan dan op basis van touroperatorverantwoordelijk en ANVR-Reisvoorwaarden handelen.

Bereikbaarheid OUT! Vakantiehuizen
Voor bovenstaande meldingen heeft OUT! Vakantiehuizen een 7x24 uurs bereikbaar telefoonnummer: +31 (0)413 385 883. Let op dat aan een 'alarmmelding' kosten verbonden kunnen zijn. Lees verder...

Terug naar de index